Михаил Смолянов
Основатель сервиса управленческого учета «Финолог»
В «Финологе» нет четкой структуры и иерархии, поэтому мы легко в разных командах экспериментируем с разными сервисами.
Для продаж услуг используем amoCRM, там есть разные воронки и в целом это удобно для продаж, у которых долгий цикл сделки.
Intercom — для общения с потенциальными и текущими клиентами в рамках сайта. Его использует техподдержка, поддержка, через него отправляем пользователям сервиса информацию про обновления и хелп.
Когда есть задача с понятными результатами, дедлайном, подзадачами и теми, кто за нее отвечает, мы используем таск менеджер Asana.
Notion — приложение для совместной работы, очень гибкая штука, которой можно структурировать информацию и вести процессы, например как вести работу с клиентами по консалтингу.
Slack — корпоративный мессенджер. Нам удобно, потому что можно создавать каналы по задачам или по отделам, а обсуждать в тредах, благодаря этому проще потом найти нужную инфу, она не теряется как в телеграме.
Еще используем его частично для техподдержки, когда нужно эскалировать наверх какие-то сложные вопросы. В интеркоме поддержка общается в рамках своих компетенций, а сложные вопросы транслирует в Slack.
Телеграм тоже используем для быстрых внутренних коммуникаций, плюс групповые чаты с клиентами на мероприятиях, чаты с подрядчиками и новыми членами команды, которых потом переносим в Slack.
Zoom для видеоконференций, внутри компании и с подрядчиками, потому что пока что он самый нормальный по качеству и есть функция записи.
Webinar для обучающих вебинаров, мероприятий.
Пробовали много разного, но на постоянке прижилось только это, такой минимальный набор, которого всем хватает.
В Юнисендере, где я член совета директоров, команда распределена по разным городам и странам, и не все сотрудники постоянно контактируют друг с другом. Остановились на таком наборе:
Basecamp для задач и повесток, миддл-менеджмента и для разных проектов, Jira для разработки.
Miro (RealtimeBoard) для больших и сложных диаграмм, начиная с оргструктуры, заканчивая диаграммами взаимодействия с партнерами, аффилиатами и как себя ведет API.
Для групповых звонков внутри компании используем Google Meet, Webinar для части трансляций и обучения.
Инструменты без процессов не помогут.
Все эти сервисы — инструменты, которые делают работу удобнее. Универсального набора инструментов, который всем бы подходил не существует.
На выбор сервисов влияет сочетание многих факторов: личных привычек основателей, членов команды и подрядчиков. Мой совет — надо пробовать разное, благо везде есть пробные версии. Тестировать и думать как лучше делать и разносить задачи, и самое главное — думать про процессы.
Когда в компании есть четко выстроенные процессы и регламент, остается выбрать удобные инструменты.
Юлия Максимова
Продюсер-методолог онлайн-курсов
Мой секрет успеха удаленной работы — няня, проживающая с нами. Да, вы не ошиблись, читая это. И это не приложение или сервис, а человек, который дает мне возможность работать. Без няни, сфокусироваться или провести вебинар было бы невозможно.
Остальное, кстати, организовать гораздо проще: Trello + Zoom + Телеграм/Вотсапп. Важнее не сервис, а кто в нем работает и как. У меня 4 человека в команде и первично — управление проектом и, чтобы все использовали один способ коммуникации. На проектах 2 менеджера — 1 мой личный ассистент и она заведует задачами, которые относятся ко мне; 2 — менеджер проектов по технической части, заведует производством и настройкой бэкофиса. У обоих этих менеджеров задача — самим ставить себе задачи. По чатам проектов, от меня и клиентов, они собирают все задачи и делегируют их себе же, в трелло. Таким образом видна вся картина их загрузки, а я не трачу время зря.
Еще одна, но не менее важная тема — таблицы с данными по проектам и единый подход к стандартам. Важно, чтобы все процессы были прописаны, как для пятилетки. Это снимает возможность ошибок и решает задачу интеграции в проект.
Мое мнение — чем меньше приложений и сервисов у команды — тем выше эффективность. Поэтому мы используем максимум от минимума инструментов.
Ксения Славщик
PR-менеджер InternetUrok
InternetUrok — библиотека видеоуроков и онлайн-школа по школьным предметам с 1 по 11 классы, работающая с 2009 года. Еще до объявления выходной недели компания, как и многие другие, перевела большинство своих сотрудников на удаленную работу. Как эффективно координировать разные отделы и не терять в производительности?
Первыми кандидатами стали, конечно, сотрудники в группе риска по состоянию здоровья или проживающие с пожилыми родственниками. Вслед за ними можно было смело отпускать всех, кто смог бы безболезненно перенести все рабочие процессы, доступы и инструменты на домашний компьютер. Проще всего — SMMщикам, контент-менеджерам, копирайтерам, рекламщикам, маркетологам, дизайнерам, некоторым разработчикам. Напротив, трудности испытывают те, у кого работа в основном бумажная, как, например, кадровики и бухгалтеры. В InternetUrok же многие работали удаленно изначально.
Отдел разработки
Новые условия не стали серьезным ударом по команде: около половины разработчиков и так работали из дома. Но, поскольку офисные сотрудники использовали штатные компьютеры, при переходе на работу из дома они столкнулись с необходимостью развернуть рабочую среду на домашнем компьютере. Таких трудностей не возникло у тех, кто приходил на работу со своим ноутбуком.
Заместитель директора по информационным технологиям контролирует работу отдела: с 9 до 10 утра с интервалом в 15 минут проводятся Skype-конференции с пятью разными командами, начиная с менеджеров проектов для общей координации. Функционала Skype вполне достаточно: мессенджер, конференц-звонки и демонстрация экрана удовлетворяют основным коммуникационным потребностям отдела.
Сотрудники ставят себе и друг другу задачи, используя таск-менеджер Jira. Производительность, скорость ответа и качество коммуникации с переходом на удаленку не изменились.
Учебный и методический отделы
В компании работает около 200 учителей. Работу учителей координируют старшие преподаватели, а также методисты, а их, в свою очередь, руководитель методического отдела. Такая древоподобная система возникла в результате распределения между двумя отделами административных и методических обязанностей.
Кроме того, в учебном отделе работают три куратора и конфликтолог. Кураторы постоянно занимаются поиском новых учителей и проводят десятки собеседований в день. Количество проведенных собеседований с переходом на работу из дома не снизилось, новые сотрудники вполне справляются и постепенно вливаются в компанию. Руководитель отдела созванивается с коллегами и остается на связи с ними на протяжении дня. Для коммуникации также используется Skype как главный корпоративный мессенджер.
Отдел продаж
Все продажники InternetUrok давно работают удаленно, так что для них ничего не изменилось — разве что заявок стало даже больше, чем в пиковые дни сезона. Каждый день проводятся планерки в Skype, при этом всем присутствовать необязательно — если кто-то занят во время созвона, он может посмотреть запись позже. Во второй половине дня руководитель отдела проводит короткие групповые беседы по парам и разъясняет ошибки.
Для оперативных коммуникаций используется Telegram. Главный инструмент работы — это amoCRM. Помимо всех очевидных функций сервиса, включая, собственно, CRM-систему, сервис предоставляет и подключение к IP-телефонии через смартфон или компьютер. Сейчас, в состоянии мобилизации, отдел показывает высокую производительность.
Отдел маркетинга
Сейчас как никогда важно иметь возможность обсудить все без задержек и недопониманий, поэтому все сотрудники постоянно на связи в Skype и других мессенджерах. Для постановки и отслеживания задач используется Planfix, как и в большинстве других отделов. Некоторые подразделения пользуются Trello.
Отдел поддержки
Большинство сотрудников работали удаленно и ранее, и для них мало что изменилось. Руководитель отдела участвует в созвонах. Поскольку сейчас наблюдается закономерный для ситуации всплеск обращений, понадобилось мобилизоваться и задействовать силы персональных наставников, которые теперь помогают поддержке. Отдел пользуется корпоративным мессенджером, планировщиком и OmniDesk — сервис для поддержки и общения с клиентами.
Общая организация
Каждый понедельник, как и в «мирное время», проходит планерка в Skype с руководителями отделов. С момента введения в школах каникул каждый день проводятся короткие совещания — участвуют представители всего нескольких ключевых направлений, чтобы все были в курсе происходящего.
В конце дня все удаленные сотрудники пишут небольшие отчеты по проделанной работе в Planfix — без лишних подробностей и поминутного графика, просто чтобы было понятно, кто чем занимался.
Возьмите на заметку:
- Используйте программы: Trello, Meister, корпоративный мессенджер Slack.
- Пользуйтесь облачными хранилищами: Google Диск, Яндекс.Диск.
- Некоторые сервисы, как AmoCRM или Bitrix, представляют комплексный спектр услуг.
- Небольшие отчеты от удаленных сотрудников в конце дня помогут оценить, кто чем занимался. Такие отчеты можно писать, например, в Planfix или в любом таск-менеджере.
- Не стоит вводить поминутный контроль — это стресс для сотрудников и трата времени.
- Ветвление компании на группы очень помогает координации: руководитель отдела знает все от своих подчиненным и передает начальству выше.
- Планерки и созвоны можно записывать, чтобы возможность послушать была у всех и никому не приходилось отрываться от срочной работы.
- Слишком много инструментов — тоже зло, поэтому постарайтесь подобрать самый эффективный набор с учетом особенностей именно вашей компании.
- Когда все вернется на круги своя, все эти советы все еще будут актуальны.
Екатерина Кондратьева
Руководитель группы маркетинговых коммуникаций в eLama.
Рекомендации последних недель работы онлайн:
1. Все, что раньше было быстро, теперь так не работает. Прошел по офису, обсудил со всеми конференцию, запустил. Нет, так уже не будет. На коммуникацию уходит больше времени. Его просто надо закладывать при планировании.
2. В мероприятиях много огня. Если вы думаете, что страдают только офлайн события, ничего подобного. Вебинарные площадки падают и не поднимаются, ютуб урезает качество.
Готовьте запасные сценарии, но и они помогут лишь частично. Подготовили запасную площадку, но и с ней возникли проблемы, в таких ситуациях надо быстрые решать, что делать (перенос события, отправка сообщений с изменениями и тд). Заботьтесь о тех, кто выделил время на ваше мероприятие, им будет приятно. Реагируйте оперативно и транслируйте информацию быстро.
3. Идейные, откуда вас столько?! Если вы думаете, что надо предложить коллегам идею и возмущаетесь, почему они этого еще не сделали? Смотрите предыдущие пункты. Скорее всего все давно в работе. Сейчас важно делать, до идей доберетесь позже. Записывайте их)
4. Доверяйте коллегам. Предлагайте помощь. Разговаривайте. И не только о работе.
Наши выводы
Если вы переводите команду из офлайна в онлайн, важно настроить бизнес-коммуникацию между сотрудниками. В самом начале учитываем время, которое уйдет на создание всех рабочих процессов. Главные помощники на этом пути - онлайн-инструменты. Основная задача выбрать основные инструменты — понятные и удобные для ваших сотрудников. Используйте чаты и онлайн-встречи. Чаты помогают контролировать выполнение рабочих задач, а видеоконференции, на которых вы видите лица ваших сотрудников, сплачивают команду и делают ее сильнее.
