Мое агентство родом из Новосибирска, 15 лет мы сопровождаем бизнес клиентов по всей России и за ее пределами. Специфика event-бизнеса – он часто привязан к региону. Мы же выявили парадигму, что рентабельность не страдает, если мы командируем профессиональных менеджеров в другие регионы. Сегодня наши сотрудники могут проживать, где угодно, вылетая на проект в любую локацию. А руководитель может управлять процессами и командой не только из в офиса. Это дает свежий глоток бизнесу и формирует новые формы управления.
Руководитель любой организации – это человек, который ставит задачи, мотивирует, а главное, олицетворяет ценности и принципы всей компании. Если он хорошо выполняет свои обязанности, создает общее гармоничное пространство, то весь коллектив работает не только за зарплату, но и за нечто большее – идеи и цели, к которым все стремятся. В момент, когда управляющий лидер бизнеса начинает функционировать удаленно, из офиса исчезает не только самый ценный член команды, задающий темп работы, но и начинает ослабевать социальная и эмоциональная связь между всеми сотрудниками. Сначала теряется коммуникация, затем – контроль, а позже – весь бизнес меняет вектор движения.
Настройте бизнес-процессы
Переход на дистанционное руководство сильно усложняет все процессы, поэтому так важно настроить и упорядочить их. Первое, что нужно сделать – объяснить команде, как будет выстраиваться работа: проводиться совещания и обсуждения проектов, осуществляться коммуникации и т. д. Второе, все ключевые процедуры в вашей компании должны быть поэтапно регламентированы: от постановки задач до сроков их исполнения. С такой системой вам будет удобнее контролировать ход событий, а каждому сотруднику – выполнять обязанности самостоятельно и без ошибок. Третье, настройте правильное онлайн-общение: для письменного общения и обмена файлами создайте чаты в Telegram или других мессенджерах, для видеозвонков советую сервис Google Meet. Обычная для агентства практика: в рабочие часы я могу зайти в Google Календарь и назначить общий созвон через 10-15 минут, на котором все должны присутствовать. Это хорошо организует работников и дает понимание, что рабочее время – для работы, личное – для своих дел.
Делегируйте обязанности
Многие руководители понимают важность делегирования обязанностей, но зачастую срабатывает синдром спасателя «Кто, если не я?». Отбросьте страхи. Определите пул задач, которые можете выполнять только вы, остальные – передайте подчиненным. Разбейте персонал по направлениям работы, и пропишите конкретные цели для каждого сотрудника. Если же в вашем штате нет необходимого специалиста – привлеките фрилансеров или найдите подрядчиков-аутсорсеров. Например, в event-индустрии выгоднее не нанимать постоянный штат, а искать исполнителей для конкретных задач. С помощью правильного делегирования обязанностей, нашему агентству не только удалось настроить ежедневную коммуникацию с клиентами из Москвы, Владивостока, Дубая и Бангкока, но и улучшить штат за счет привлечения профессионалов из разных городов и стран.
Создайте эффект присутствия
Вариантов создания эффекта присутствия множество – найдите удобный для вас. Неважно, находитесь вы за тысячи километров или работаете из дома, ваши сотрудники должны знать, что вы рядом и принимаете активное участие во всех процессах. Например, в Dimirano я завела привычку – начинать каждый день с общения: в каком часовом поясе не была бы, ежедневно в 09:00 в рабочем чате желаю всем «доброе утро». Команда должна отреагировать, показав, что все уже на связи и могут взаимодействовать друг с другом и клиентами. Поначалу, это многих раздражало, но потом все прониклись.
Также, старайтесь участвовать в аудио- и видеоконференциях. И делайте это регулярно. Поверьте, ваше присутствие, пусть и онлайн, дает гораздо больший эффект, чем все цепочки переписки в письмах.
Сделайте инструкции
При переходе на удаленный формат работы, вашей команде нужен понятный план действий в разных ситуациях. Полезно предусмотреть инструкции, например, в формате чек-листов, на случай, если что-то пойдет не так, как задумано: клиент недоволен, изменились погодные условия, на мероприятие не привезли необходимое оборудование и т. д.
Наладьте систему контроля
Вне офиса следить за рабочими процессами довольно сложно. Но наладить систему контроля можно даже находясь на другом краю света. Помогут сервисы для удаленного управления. Для постановки задач и мониторинга уровня загрузки внедрите онлайн-планеры и таск-менеджеры. Весьма полезны CRM-системы: в них можно создать пошаговые инструкции, а затем отслеживать, как справляются сотрудники. Главное помните – нет смысла контролировать того, кто не прикладывает все свои усилия для достижения общей цели компании. Возможно, дальше стоит идти без этого человека.
Мотивируйте команду
Способность вдохновлять и стимулировать персонал – необходимая компетенция любого руководителя. И не стоит пренебрегать этим, работая удаленно. Способы мотивации можно разделить на два вида. Материальная мотивация – стабильные зарплатные выплаты, система поощрений (премии, бонусы), комфортные условия труда (например, ДМС или корпоративный фитнес). И нематериальная – поддержка в сложные периоды, похвала за достижения, организация тимбилдингов и встреч в неформальной обстановке. Заболел сотрудник – отправьте ему что-то вкусное к чаю. Удачно завершен проект – отпразднуйте победу всей командой. Иногда важно быть не только боссом, но и чутким компаньоном. Успех любого бизнеса – зависит от совокупности энтузиазма, мотивации и поощрения всех сотрудников. Когда команда мотивирована – работа становится гармоничной и более продуктивной.
Оставьте за собой принятие важных решений
Помните, начиная вести бизнес удаленно, вы не бросаете его на произвол судьбы. Не переставайте держать руку на пульсе. Оставьте за собой право принятия самых важных решений. Пусть все увольнения и прием на работу ведутся только при вашем непосредственном участии. Напрямую поддерживайте связь с ключевыми клиентами. Контролируйте финансы. Если у вас сильная профессиональная команда, которая любит свое дело – успех неизбежен.
Автор: Ирина Кирина, основатель event-агентства Dimirano.