HUBSpeakers в ИвентКухне

— Давай поговорим про бюро. Когда ты его запускала, с какими сложностями столкнулась, какие препятствия были на пути?

— Я впервые запустила сайт Hubspeakers, когда еще работала продюсером в BBCG. Я пришла к начальству с предложением сделать маркетплейс для спикеров. У нас не было биографий экспертов, и каждый раз мне приходилось просить тех, кто уже пять лет подряд выступает на конференциях, заново прислать факты, фотографии, темы. «Лена занимайся своей работой. Ты-продюсер, пиши программу, приглашай спикеров», - ответили мне. А это как раз была та работа, которую приходится всем продюсерам каждый раз делать заново. Легче же всегда отправить какой-то готовый материал эксперту и спросить у него, все ли верно, ничего не изменилось? Нежели писать: «Пришлите био, пожалуйста». И обычно долго ждать и просить еще несколько раз.

Поэтому я сделала сайт «на коленке», там разместила информацию о 8 спикерах по ритейлу, с которыми дружила. А потом я от правительства Москвы съездила в Хельсинки на стажировку по венчурному финансированию и стартапам. Организатор стажировки со стороны Финляндии заинтересовался моим проектом и через неделю заказал одного из спикеров, представленных на сайте. Так я поняла, что это работает, и сайт постепенно стал заполняться.

— Сложно было уходить? Когда ты поняла, что нужно плотно заняться своим проектом?

— Меня уволили. Я обожаю эту компанию и всех, кто в ней работает. Сотрудники проходят такой фильтр и жесткий отбор. Я бы хотела, чтобы после BBCG специалисты шли ко мне работать, ибо их квалификация – это высший пилотаж. Все проекты, которые я делала, были в плюсе, и мой руководитель, скрепя сердцем, сказал, что вынужден со мной попрощаться из-за того, что не сработались с одним человеком. Но потом я вновь вернулась в BBCG. Полагаю, что если бы плохо работала, то меня бы не позвали второй раз.

Когда я ушла из компании, я не думала, что мой бизнес пойдет. Я делала сайт для себя и для тех людей, которым это полезно. У меня было желание, возможность и понимание, в чем потребность. Потому что сидят такие же организаторы мероприятий, как я, и у них нет под рукой биографии или основных фактов из профессиональной деятельности эксперта.

Я не думала о том, что мой бизнес пойдет

Параллельно с этим ко мне обратился один из спикеров. Он сказал, что «меня порекомендовали как продюсера». Я ответила, что я продюсер конференций, а не спикеров. Но он настаивал, чтобы я с ним поработала. Честно скажу, не хотела, и чтобы красиво отказать, изучила рынок продюсеров спикеров, подобрала для него 10 предложений. Он, когда это увидел, написал, что теперь точно не отпустит меня, потому что со стороны продюсеров не предполагалось никакой ответственности и никакого результата. Это были исполнители, то есть им говоришь, что нужна статья - делают, нужно собрать мастер-класс - собирают, но не отвечают за общий результат. На рынке тогда были только такие предложения.

В итоге мы с ним стали работать, и первые полгода были самыми огненными. Так получилось, что я реально стала продюсером, который управляет его фокусом: что ему надо делать, чтобы мне было легко его продвигать и получать результат. И в итоге все прошло великолепно: когда он ко мне пришел, его гонорар был 90 тысяч рублей, сейчас, спустя пять лет, он получает 750 тысяч за выступление и большие контракты на консалтинг. Все хотят с ним работать и довольно часто приглашают, несмотря на высокий чек.

— Вы работаете только с топовыми экспертами?

— Нет, у нас разные спикеры - это то, чем мы отличаемся от других. Помимо медийных личностей мы работаем и с узкопрофильными специалистами. Например, недавно нам нужен был эксперт, который публично выступит на ферме и расскажет, как правильно выращивать коров и, в целом, питаться рогатому скоту. Мы нашли такого человека, он живет в Швеции. Им оказался профессор, который занимается только этим вопросом, даже написал диссертацию на эту тему.

— Как вы находите людей?

— Есть несколько способов. Первый - это Интернет. Второй - у каждого бюро спикеров есть люди, которые знают всех. Мы к ним обращаемся, и, соответственно, они нам подсказывают. Третий - Nutcall, где представлена информация о 75 тысячах экспертов. Еще один инструмент - Facebook. Я на своей странице прошу подсказать мне того или иного специалиста, и мне советуют невероятное количество контактов. Даже когда я искала эксперта по электрошокерам, мне прислали не менее 10 человек, выступающих на эту тему.

Здесь вопрос не в том, что сложно найти. Иногда бывает сложно уговорить эксперта выступить публично. Он может быть супер-профессионалом, но стесняется выступать на публике. В СНГ - это большая проблема.

— Есть ли какой-то секрет, как правильно выстроить коммуникацию со спикером, чтобы он сказал тебе «да»?

— Если ты действительно заинтересован в том, чтобы пригласить спикера, который решит задачи ивента, первое, что нужно сделать, - это максимально изучить о нем информацию.

— То есть изначально все промониторить: интервью, его выступления, изучить личный профиль в соцсетях?

— Да, ты должен настолько впитать информацию, чтобы прийти к нему с конкретным предложением: где, когда, во сколько, желательно сразу обозначить тему выступления, и сколько ему за это заплатят, если предусмотрен гонорар. Если гонорар не предусмотрен, то надо изучить его интересы, допустим, ради кого он будет готов прийти на этот форум. Какие привилегии он получит, если придет, - фотографии, видео, СМИ. Ему можно предложить не только выступление, но и отдельный проект, например.

К спикеру ты должен обращаться с конкретным предложением

— Кстати, руководитель отдела корпоративных коммуникаций «Чайхона №1» Елена Попова недавно как раз на эту тему опубликовала серию постов в сторис о том, что «...дорогие организаторы, вы можете меня пригласить, но прежде - предложите мне что-то интересное, потому что я не хочу тратить время на то, чтобы просто прийти на ваш форум и бесплатно выступить».

— То есть дать некую ценность…

— Да, Елена говорит о том, что «...вы можете мне предложить интервью, вы можете мне заплатить гонорар». Сейчас, кстати, многие спикеры на своих страницах в Facebook и Instagram пишут, сколько они хотят получить за выступление. Но пока что таких людей мало.

— Ты про то, что мало кто пишет об этом?

— Кто вообще знает, какую цену называть. Пять лет назад, когда мы только начинали, мы звонили спикерам, и они испуганно клали трубку, потому что им никогда не предлагали выступать за гонорар.

Мы звонили, рассказывали об ивенте, кто там будет и что там будет, после спрашивали, какой он хочет получить гонорар за свою речь. И человек терялся, просто не мог ответить на вопрос. Он либо клал трубку, либо просил перезвонить, либо поговорить с пиарщиком. Прямо вопрос про деньги лучше не задавать, только если ты точно знаешь, что человек выступает за гонорар. Тогда вопрос решить можно, даже если у тебя бюджет ниже, чем он заявляет. А если эксперт не медийная персона, то лучше идти с конкретным предложением.

— Чеки всегда можно подрезать, это же не проблема? В том смысле, что, например, спикер берет за выступление 300 тысяч, но ему можно даже банально написать, что есть только 100, и попробовать пригласить...

— Это зависит от многих факторов, есть подводные камни. У нас такой был момент: недавно выступал спикер, мы тоже ему сказали честно, что бюджет ниже его обычного гонорара. Спикер на него согласился, поскольку давно с нами работает. В итоге он нашему менеджеру и организаторам высказывал на каждом шагу: что мы не предоставили личного ассистента и гримерку, что не покормили блюдом из молекулярной кухни, вызвали не Uber Black. Хотя это не было оговорено изначально. Знаешь, сколько было претензий? И все из-за того, что спикер согласился на гонорар ниже. Тогда стоило отказаться нежели так себя вести. Чем больше пафоса от спикера, тем меньше он из себя представляет. Навряд ли мы дальше будем работать с таким спикером.

— Согласен, что с деньгами - довольно тонкий момент.

— Был еще случай в практике: спикер согласился выступать за 100 тысяч рублей, вместо 200, но при этом не раскрыл тему, закончил выступление раньше. «А вы что хотите? – сказал он. - Вы мне заплатили в два раза меньше». А ничего то, что врач, неважно сколько ты ему заплатил и какую зарплату он получает, должен сделать тебе операцию до конца и с хорошим результатом.

— Да, было бы странно, если бы врач недосверлил зуб, например.

— Вот именно, вы заплатили же 50% от стоимости, вот вам половина зуба, звучит странно. Специалисты должны на 100% отрабатывать, в любом случае, раз уже взялись! А спикеры иногда ловят звезду: идут навстречу, но с таким подходом что теперь им должны по гроб жизни. Делают одолжение: в итоге и нам, и организаторам только хуже. А самое главное этот спикер какую себе репутацию строит с таким подходом. Ну не устраивает тебя гонорар, скажи нет.

— Можно ли заранее узнать о таких моментах?

— У нас есть общий чат московских бюро спикеров. И когда есть сомнения, мы спрашиваем коллег, например: «А вы работали с Андреем Аршавиным?» Или с Татьяной Анатольевной Тарасовой, или с Максимом Овчаренко? Какие у них условия? К чему нужно быть готовым? Некоторые спикеры могут выпивать перед или после выступления, и о таких моментах тоже лучше знать наперед. Кстати, говоря, Татьяна Анатольевна Тарасова, казалось бы звезда мирового масштаба. Но с ней поистине великолепно работать как со спикером! За кулисами это добрейший и надежный человек. И наоборот, спикеры no name (никому не известные) выставляют порой неимоверное количество требований.

— Получается, в бюро обращается спикер и говорит: «Я хочу выступать, помогите мне». Какие запросы вы обрабатываете?

— Мы берем деньги с двух сторон. С одной стороны, 60 тысяч рублей со спикера за размещение на сайте. Публикуем его профиль, и он получает предложения от клиентов, кто ищет релевантного эксперта; или же мы сами его предлагаем клиентам в подборках, потому как они просто могли о нем не знать раньше. Таким образом мы его продвигаем. Гонорар спикера в Москве - от 100 до 300 тысяч, соответственно, он сразу окупает размещение.

С другой стороны, у нас есть постоянные клиенты. Мы берем небольшой процент с гонорара спикера за организацию его выступления. Сейчас мы фокус делаем не на продюсировании спикеров, а на подбор спикеров под запрос клиента.

— А кто-нибудь хочет Тони Роббинса на день рождения заказать?

— Такие запросы тоже есть, но только не Тони Роббинса, в России он «не зашел». Однажды у нас попросили в подарок на день рождения подобрать спикера для подготовки к выступлению главу компании. В итоге мы сделали подарочный сертификат на услуги эксперта по работе со сложной аудиторией и подготовке к выступлению от TEDx.

Пять лет назад у меня была идея создать империю

— Сейчас Hubspeakers - мощное агентство, база которого насчитывает больше 1000 спикеров. А есть видение, что дальше? Я знаю, что уже появился офис в Казахстане, еще ты хочешь открыть офис в Эмиратах.

— В Казахстане есть большая потребность в российских и иностранных спикерах. В Эмиратах в этом году пройдет ЭКСПО-2020 - это огромный проект, посвященный технологиям будущего, и мы хотим приурочить открытие офиса к этому событию. Дальше - в Дублин, там действует программа релокации бизнеса. Тебе государство дает 100 тысяч долларов на то, чтобы ты приехал и открыл представительство, и ты налогами возвращаешь эту сумму.

— А зачем физически в Казахстане иметь офис?

— Во-первых, в Казахстане работа требует построения системы, не только прописания, но и контроль бизнес-процессов. Во-вторых, там мало что делается онлайн - для локальных клиентов очень важно личное общение.

— Нужно прийти, пожать руки, сходить поесть?

— Да- да, как в Китае. Все встречи в Китае проходят в ресторанах. И в Казахстане без ресторана, возможно, и можно обойтись, но без личной встречи сложно о чем-то договориться. Нужно, обязательно увидится, поговорить, послушать друг друга. В Москве все иначе, мы работаем на 99% в онлайне, все происходит легче и быстрее.

— В столице все решается на уровне мессенджеров и почты?

— Да, если это государственная компания, то почта, если это какая-то модная, молодежная, например «Авито», то мессенджеры. Все происходит онлайн. Наверное, в Казахстане за 2019 год я провела больше встреч, чем за все пять лет работы в России. Когда у меня был только московский офис, я могла жить, где угодно, а сейчас мне нужно ехать в Казахстан, потому что есть стратегия, выполнение которой приходится контролировать на первом этапе.

— А какая основная твоя цель?

— У меня пять лет назад была идея создать империю. Как она зародилась? Я увидела, как работает London Speaker Bureau, которое существует около 50 лет. Я увидела, как в Финляндии работает агентство по поиску спикеров Speakersforum - у них 8 тысяч экспертов в базе, 20 офисов по всей стране, - это в маленькой Финляндии! А австралийское бюро спикеров ICMI прекрасно работает почти 30 лет. Когда мне нужно поднять настроение, я захожу на их сайт и читаю биографии спикеров. Это заряжает меня, одновременно я беру их фишки для представления наших спикеров.

Почему империя? Потому что это не только офисы и представительства в разных странах, но и собственный онлайн и печатный журнал, и магазин с и продукцией HubSpeakers, и радио - последнее просто мечта! Еще хотелось бы запустить проект HubSpeakers4Kids, потому что я вижу и чувствую, что люди все больше начинают вкладывать в развитие детей. Если сравнивать Казахстан и Россию, то в Казахстане это в разы очевиднее.

— Больше думают об этом?

— Делают больше. Россия вкладывает в семью: улучшение жилищных условий, отпуск, покупка машины, шубы. А в Казахстане взрослые могут ограничить себя в желаниях, но об образовании детей подумают в первую очередь. Все лучшее – детям, для казахстанцев это непустые слова. Все, что можно было придумать для детей, есть в Казахстане, по крайней мере в Астане.

Благодарность имеет значение

— Давай поговорим о том, как организаторам ивентов привлечь экспертов, которые сделают качественный контент.

— Первое, что нужно - это изучить рынок: что сейчас актуально, какие болевые точки есть у аудитории, какие темы ей интересны. Одним словом, если хочется сделать классный ивент, нужно определиться, для кого ты его делаешь.

— Это первое: прорабатываем аудиторию, изучаем ее боли, что дальше?

— Дальше смотришь, какие есть тренды. У тебя может быть иллюзия на этот счет, поэтому нужна объективная оценка. Чтобы ее получить, необходимо поговорить с экспертами рынка, узнать их мнение. Чтобы проработать тему, я обычно опрашиваю около 10 экспертов.

Например, мы делали музейный форум. С нами над проектом работали две девушки, которые специально к мероприятию провели целое исследование. Они спрашивали у музеев, какие есть проблемы, какие задачи перед ними ставит государство, какие задачи они ставят сами себе, на кого ориентируются. Эта работа заняла полгода.

Если у тебя, как у продюсера, нет таких возможностей: нанять социологов, чтобы они провели опрос или исследование, то ты сделаешь это сам.

— Допустим, разобрались с этим вопросом. Каким должен быть третий шаг?

— На основании полученных данных разрабатываешь концепцию, составляешь программу и примерное расписание. Ты начинаешь конструировать мероприятие, расписываешь все по дням и по часам.

— Хорошо, проработали детально план, что необходимо сделать на следующем этапе?

— Дальше начинаешь потихоньку заполнять адженду со спикерами и с ними работать, приглашать их.

— Понятно, нужно иметь свой таргет-лист и с ним работать.

— Да, также можно спросить у топовых экспертов, кто занимается нужной тебе темой и может решить проблему и, возможно, уже ее решает.

— Пригласили спикера, он согласился, но на этом, как я полагаю, работа не заканчивается?

— Когда я работала продюсером у меня в договоре было прописано, что я получаю премию, если не менее 80% от заявленных спикеров доехали до форума. Соответственно, тебе нужно понимать, что не все доедут, и заранее приготовиться к рискам. А дальше начинается самое сложное: когда ты перед конференцией работаешь со спикерами, то тебе надо организовать их логистику. Это значит, что всем заранее написать, позвонить, проверить презентации.

— Такой постоянный пушинг спикеров, получается...

— Мы называем это «ласковое поглаживание», а не пушинг. Нужно, чтобы спикер чувствовал внимание. Это делает, как правило, продюсер, потому что он пишет программу и ведет всю коммуникацию со спикерами.

— Наступает день X, как на самом мероприятии работать со спикерами?

— Как минимум его надо встретить и уделить ему время, угостить чаем или кофе, поговорить, потому что он может быть в «полном завале», приехал после совещанияя или только прилетел из другой страны. Его нужно расслабить, чтобы у него было хорошее натсроение.

На одном из ивентов для продюсеров, который я организовывала, один продюсер рассказала забавный случай. На мероприятии, где выступало около 300 спикеров, она встретила спикера и попросила его постоять под лестницей, сказав, что вернется за ним. Спикер оказался очень вежливым, тактичным и терпеливым. В итоге он простоял там два часа, и сессия его прошла мимо, без его участия. Да, такие косяки тоже иногда случаются. Продюсер замоталась, я ее понимаю, потому что выступление 300 спикеров одновременно - это мощное мероприятие.

После того, как все выступят, мне очень нравится, и такую традицию я наблюдала на некоторых форумах, когда спикеру выручают диплом об участии и фирменный пакет, в котором что-то лежит на память. Мне кажется, что это очень приятно.

— Все закончилось, спикер уехал, но работа не останавливается. Ты должен еще его догнать своей вежливостью. Что именно стоит делать после мероприятия?

— В идеале недели две, а лучше месяц, посвятить общению и сбору обратной связи.

— Когда у тебя 300 спикеров, представляю, какой мощный инсайт может быть!

— 300 экспертов, может, и не дадут обратной связи, но ты можешь от себя лично поблагодарить спикера за то, что он приехал и классно выступил. Можно поделиться с ним обратной связью от слушателей, прислать конкретные отзывы. Например, нам как-то написали после выступления «Спикер настоящий профессионал, я хочу еще!», этим можно делиться. Я понимаю, что ивентщикам бывает сложно проделать такую работу, но нужно хотя бы сказать спасибо, потому что благодарность имеет значение.