Свою речь спикер начала с определения ролей пресс-служб, выполняющих, важные функции. По ее словам, пресс- служба работает с сотрудниками, привлекает инвесторов, взаимодействует со СМИ. «С помощью средств массовой информации мы можем достучаться до всех аудиторий. Например, если выпустить публикацию в «Российской газете», ее прочитает нужный нам чиновник», - поделилась Инна. Она отметила, что работа пресс – службы связана с задачами, которые есть у госоргана, либо у бизнеса. Построение правильных бизнес-отношений, по мнению эксперта, основная задача пиарщика, которая выходит за рамки коммуникаций и написания текстов. Основную ошибку специалистов по связям с общественностью, Алексеева видит в том, что они не стараются смотреть на глобальные задачи. «Когда мы ставим пиар-стратегию, необходимо обратить внимание на задачи, стоящие перед нашим госорганом, и поставить цели в цифрах», - отметила она. PR-специалист рекомендует коллегам - регулярно проводить анализ присутствия в СМИ, уровень которого необходимо постоянно поддерживать. «При анализе следует обращать внимание на количество и качество публикаций. Оценивая свою работу, нужно смотреть, как продвигаются другие чиновники в подобных сферах»,- подчеркнула эксперт. Она добавила, что сравнивать публикации стоит только с одинаковыми по масштабу и значимости темами. Инна считает, нецелесообразным сопоставлять объемы работы пресс-служб региональных госорганов с федеральными. При анализе рекомендуется обратить внимание также на поводы, которые дают больше публикаций. «80% информационных поводов повторяются из года в год. Например, праздники, погодные условия. Вы можете заранее отработать повод, подготовить публикацию».
По словам эксперта, центральное место в работе пресс-службы занимает PR-план, на составление которого достаточно уделять 2 дня в неделю. PR-план задает определенную рамку, которой следуют сотрудники пресс-службы. Алексеева привела в пример из личного опыта: «Весь объем работы, который у нас есть, мы делим на ответственных и вписываем обязанности в договор. Это обладает психологической мотивацией. План висит везде, и все знают, что они должны делать».
Инна сообщила, что в работе пресс-службы есть более 50 инструментов, выделив из них интервью, на которое уходит в 3 раза меньше времени, чем на статью. Самые популярными инструментами считается интервью, линии консультирования, пресс-релизы.
Докладчик посоветовала коллегам обязательно делать информационную политику, объем которой зависит от внутренней структуры и размера пресс-службы. «Информационная политика говорит о том, какие инструменты мы используем, как работаем с инвесторами, с бизнесом, с госорганами. Содержит примеры информационных поводов, желательно подробно расписанных. Это «палочка-выручалочка» для сотрудников пресс-службы. Не знаем о чем писать - заходим и смотрим», - пояснила она. Инна добавила, что информационная политика регулирует порядок охраны и использования информации госоргана, описывает его структуру, содержит папку антикризисного реагирования, описывающую от 10 ситуаций, с которыми служба может столкнуться. Папка антикризисного реагирования не включается в публичное пользования, а все остальные находятся в открытом доступе.
В продолжение темы Алексеева рассказала об организации пресс-службы. «В пресс-службах госорганов есть такая тенденция - все сделаю сама, буду сидеть до упора, не буду отходить никуда. Сегодня одиночки никому не интересны. Их основная проблема - неумение общаться с другими людьми, правильно ставить им задачи, направлять их, давать обратную связь. Когда такой человек приходит в PR -агентство, с ним неизбежны проблемы в командных проектах. Чтобы хорошо зарабатывать в PR -сфере нужно уметь работать с другими»,- поделилась своими наблюдениями спикер. Она рассказала о правилах поиска пиарщиков. Первый совет: разместить вакансию, создать поток, чтобы пришло как можно больше людей. К объявлениям стоит сразу прикрепить тесты по русскому языку, на знание иностранного и на умение задавать вопросы.
Специалист по связям с общественностью рекомендовала, смотреть, с каким настроением человек приходит, и не брать на работу негативных людей. Она считает, необходимым проводить 3 собеседования, чтобы посмотреть на человека с разных сторон. Инна подчеркнула, что сотрудник пресс-службы должен быть готов работать в разных условиях. Следует использовать во время собеседований нестандартные методы: обмен ролями, игру «имаджинариум», самопрезентацию. «Рекомендую брать специалистов с красными дипломами, с ними всегда есть о чем поговорить. В PR -сфере приоритетом также пользуются мужчины», - добавила Алексеева. В заключительной части встречи она ответила на вопросы присутствующих.
